2016-01-30

続・『クリエイターEXPO』に出展する方へ　－準備してヨカッタもの

一つ前で【『クリエイターEXPO』への出展を考えている方へ　－出展を決めた理由や準備のこと】という記事をあげました。
2015年7月に東京ビッグサイトで開催された「クリエイターEXPO」へ出展したので、その時のことをまとめた内容です。

クリエイターEXPO出展を決めた理由
クリエイターEXPO出展までの準備　その１
クリエイターEXPO出展までの準備　その２
クリエイターEXPO当日のこと
クリエイターEXPOへ出展して思ったこと

この5つのうち、前の記事では
「クリエイターEXPO出展を決めた理由」
「クリエイターEXPO出展までの準備　その１」を紹介しました。今回はその続きで、出展準備で「こうしてたらいいよ～」ということをまとめます。

前回の記事を見ていないという方も、できれば「クリエイターEXPO出展までの準備　その1」だけでも読んでいただくとわかりやすいと思います。

クリエイターEXPO出展までの準備　その２

ブースに展示するもの、当日配布するもの、商談で利用する資料については前回の記事で書きました。

展示するものと配布するものについて、印刷会社にオーダーすると、とりあえずはホッとしますね。
でも、大阪から参戦する私にとっては、初日に「あ、あれが足りなかったな。明日は持っていこう」という対応ができないので、細々と必要なものをチェックしつつ、どんな準備があれば安心かを考えていきました。

1、展示物を貼るもの

ブース背面のパネルに、ポスターなどを掲示することが可能なので、私は布ポスターを用意しました。

このパネルに、例えばA4やA3サイズのPOPを貼り合わせていってる出展者もいれば、A2ぐらいのポスターを2つぐらい貼っている方もいたし、ポスターもパネルに入れて掲示している方もいました。（パネルの場合は、ライトで反射してしまうので、照明の向きに気をつけるのがよさそうです）

クリエイターEXPO事務局からの注意事項には、「背面パネルは原状復帰！」と強く記載してありました。パネル掲示で傷をつけてもいけないし、布や紙ポスターの貼りつけでも汚してはダメというわけです。

ポスター掲示のために選んだのは、
「コクヨ　プリットひっつき虫」
「ニトムズ　はがせる両面テープ　強力接着剤」

テープをはがした痕が残って、汚れを取るのに苦労するのもイヤ。
痕が残るのにビクビクして、接着の弱いテープを使って、パランとポスターが剥がれるのもイヤ。

ネットで調べてこの二つを用意しました。
結局使ったのは「ニトムズ・・・」の方。なぜそっち？と言われると別に理由はなくて、たぶん当日にパッケージが開けやすかったからとか、そんな程度かな（苦笑）？

でも、接着しているところが剥がれてきたなんてことは一回もなかったし、撤収でもラクラク♪きれいな状態でお返しできました。価格は400円弱（その当時）。それでサッと帰れるんだから高くない！

あ、クリエイターエキスポ事務局でも両面マジックテープをオーダーできますよ。

2、便利！ファイルボックス

ブースはとにかく狭いです。
奥行き1700mmで間口が1500mm。そこに商談用テーブル（900mm幅）があり、これは動かしてはダメ。自分の席の後ろには荷物を置けるスペースはあるので、そこに棚を置いたり、ブースの前寄りにラックを置く方もいました。
（背面パネルに設置できる棚も、クリエイターエキスポでオーダーできます）

fuwariのブースは、デザイナーさんのように展示できる作品はないし、目的は座ってもらってお話することだったので、そのためにどうするか・・と考えました。持参したのは、組み立て式の小さな台と折りたためるクラフトボックス。（何度も書きますが、大阪から自分で運べる範囲にしたかったので）

折りたためるクラフトボックスは、今までの事例を綴ったファイルと、お客様とのお話をメモしたものを入れるために、席の後ろに置いておきました。

（ちょっと見づらい写真ですが、背面パネルのところにクラフトボックスを置いています）

チラシやパンフレットの在庫を入れた小さな段ボールに布をかけ、その上に置いておきました。（※この「段ボールについては後述します）

組み立て式の小さな台は「何かのために・・・」と念のため持参していたもの。これは、チラシを入れたクラフトボックスの台として、テーブルの脇に置きました。商談中にも自由にチラシを持っていってもらうためのものです。

ラックなどのようにしっかりはしていませんが、クラフトボックスは役立ちました。
事例ファイルなどはテーブルの上に出しっぱなしにしたくなかったし、必要なものだけをサッと取り出せます。また、お客様とのお話でメモしたものは、終了後にサッとしまうことができて、すぐに次の商談に入れました。

3、必須！来場者シート

これは、展示会・・・特に、ビジネス向けの展示会に何度か出ているうちに「絶対必要だよなあ」と感じたもので、お勧めです。

エクセルでもワードでも、それこそ手書きでもいいのですが、A4サイズ程度で、お客様とお話したことなどを書き留めるシートを用意するといいと思います。

お客様のお名前や社名、どんな目的でブースに立ち寄ってくださったのか、どんな人をお探しかなどなど、ある程度項目を書いておき、お客様と話ししながら（もしくはお客様が帰られたあとで）ササッと書きとめておきます。
名刺をいただいたら、シートと一緒にしておくことも大切。一社（一名）ごとに一枚のシートに記載するので、お客様との話のメモが、次の商談のお客様の目に触れることもありません。

イベントが終わってからでもいいですが、私は一日目、二日目と終わったその日に、ホテルでその日のシートをチェックしておきました。イベント終了後にお礼のメールをお送りするとか、さらにお話を詰めていく必要があるとか、そういう振り返りをしておくのがイベント出展では大切だと思います。

4、何部持っていくのか、配送を頼むのか

「2、便利！ファイルボックス」のところで記載しましたが、小さい段ボールも展示ブースには置いていました。配布するパンフレットとチラシと名刺を、印刷会社からクリエイターエキスポの会場へ配送してもらったので、そのときの段ボールです。

これは、前の【『クリエイターEXPO』への出展を考えている方へ　－出展を決めた理由や準備のこと】の記事で書いたらよかったのかもしれませんが・・・。
「チラシが足りなくなった！明日、また持ってこよう」という対応ができない場合、ブースに何部の配布物をストックしておくか、迷う方も多いかもしれませんね。

私は、イベントで利用するパンフとチラシを新たに作りましたが、その後も使えるようにと思って部数を少し多めにオーダーしました。とりあえず、印刷会社から直接クリエイターエキスポの会場へ配送を頼み、余った分は大阪へ送り返す予定でした。
クリエイターエキスポの会場から配送を頼むこともできますが、とにかく人が殺到することが予想されます。
ですので、イベント最終日の朝に、ホテルから配送を依頼しました。
ある程度の時点で、配布できそうな部数を見極めてしまうのも、後片付けをラクにするコツです。

というか・・・。

「何部配布しなきゃ！」と、配布物を撒くことが目的にならないように気をつけることが大切です。

もちろん、できるだけ余らせたくないし、自分持って帰るのは重たいし、配送だって費用はかかるし・・・なのですが「なんでもいいから、とにかく渡す！」ということにシフトするのは、私自身はちょっと違うなぁと思いました。
もしかしたら「種まき」としては、そんな方法もあるかもしれませんが。

私の場合は、何部配布したかより、何件のお客様とお話ができて、何件のお客様と商談が継続されるのかのほうを重視しました。

配布物をどれだけ準備するか、は悩むところだと思いますが、「○○部配布しなくちゃ！」とならないようにすることと、イベント期間中にも「自分に必要な部数」を見極めることは大事だと思います。

ちなみに、私はパンフレット600部、チラシ600部を持っていき、パンフレットは400部ちょっとお渡しできたようです。チラシは半分ぐらいかな。パンフレット、チラシ、名刺やカード、その他ノベルティと、それぞれにどういう役割を持たせるかによって必要部数は異なりますし、展示会出展の目的によっても、また違ってくるのかもしれませんね。